Wenn ein Museum wie das Technische Museum Wien (TMW) ein Depot auflöst, entstehen schnell logistische Herausforderungen der besonderen Art: Tausende Objekte, die zum Teil unzählige Tonnen wiegen, müssen verlegt werden. Projektleiter Helmut Lackner war für die Planung und Durchführung der gesamten Depot-Übersiedlung zuständig. Die Depots sind nötig, denn der Museumsbestand ist deutlich größer als die ausgestellten Objekte vermuten lassen: Während der Gesamtbestand etwa 160.000 Objekte umfasst, werden nur rund zehn Prozent ausgestellt. Der größte Teil ist deshalb in drei Depots eingelagert.

Für das Depot der Großobjekte lief allerdings Mitte 2017 der Mietvertrag aus, was das TMW zwang, rechtzeitig einen neuen Standort zu suchen. Im Depot lagerten vor allem Verkehrsobjekte, darunter Autos, Motor- und Fahrräder. Aber auch viele schwere Objekte, beispielsweise Lokomotiven, eine Druckstraße und Segelflugzeuge befanden sich vor Ort.

Neuer Standort wurde das rund 8.500 m² große Depotgebäude in Haringsee. Es war nach dem Spatenstich im April 2016 bereits im Frühjahr 2017 dem TMW übergeben worden. Es wurde in mehrere Hallenabschnitte aufgeteilt, die für verschiedene Objekte vorgesehen waren: Für Objekte wie Eisenbahnen mit einem Gewicht von bis zu 30 Tonnen gibt es eine Halle mit Bodenlagerung, in einer weiteren Halle stehen Palettenregale und eine dritte Halle ist für nicht ausgestellte Verkehrsobjekte, darunter Autos, Sonderfahrzeuge oder Fahrräder, vorgesehen.

Während der Bau der neuen Halle ein relativ einfaches Unterfangen war, bedeutete der Umzug der rund 10.000 Objekte – etwa 2.000 Transporteinheiten (Kolli) – des alten Depots eine große Herausforderung für das TMW. „Wir haben sehr lange, ca. 1,5 bis zwei Jahre, bevor der eigentliche Umzug stattfand und noch während der Planung des Depots, begonnen, den Umzug vorzubereiten“, so Harald Wendelin, verantwortlich für das digitale Sammlungsmanagement im TMW. Schon damals fiel der Entschluss, eine Barcode-Lösung für den Umzug der Kollis einzusetzen, weil sie effizienter und sicherer als andere Methoden war.

Der erste wichtige Schritt vor dem Umzug war deshalb eine umfassende Depotinventur. In der Datenbank Axiell Adlib, dem Collection Management System des TMW, wurde jedes Objekt erfasst. Das war die Grundlage dafür, die Objekte für den Transport vorzubereiten. Die etwa 10.000 Objekte des Depots waren bereits auf rund 2.000 Kolli, also Transporteinheiten wie etwa Paletten, Schlitten oder Schachteln, verteilt. Diese Kolli erhielten nun alle einen Barcode. In diesem manuellen Prozess wurden die Transporteinheiten bzw. deren Barcodes mit Bluetoothscannern in die Datenbank übertragen und zugleich die Kolli auf Vollständigkeit überprüft.

Da alle Objekte erfasst waren, konnte der Transport genau geplant werden. Dabei ging es nicht nur um den zeitlichen Ablauf, sondern auch um die präzisen Standorte der Objekte und Kolli im neuen Depot – samt Einzeichnen von Planquadraten für die Bodenlagerung. Diese Zielstandorte wurden ebenfalls mit einem Barcode versehen. Die neuen Standorte zu planen war eine komplexe Aufgabe. Es ging nicht nur darum, wo besonders große oder schwere Objekte gelagert werden, sondern es mussten auch die Paletten den passenden Regalen zugeordnet werden. Größe, Gewicht und Breite der Objekte flossen in die Planung mit ein. Dieser Aufwand lohnte sich jedoch, weil das TMW nun besonders effizient lagern konnte.

Schon als die LKW das alte Depot verließen, bereitete das Team des TMW am neuen Standort die Ankunft vor. Sobald ein LKW eintraf, konnte die Ladung direkt ihrem vorbestimmten Platz zugeteilt werden: Gang und Fach standen schon fest. Ungefähr alle zwei Tage wurde zur Sicherheit in der Datenbank überprüft, ob die vorher festgelegten Standorte mit den gescannten übereinstimmten.

Für die Depotübersiedlung setzte das TMW zusätzlich auf Axiell Move, das bereits bei anderen Umzügen, etwa beim Imperial War Museum in Großbritannien, genutzt wurde. Die Software kann auf das CMS Adlib aufgesetzt werden. Auf einem herkömmlichen iPhone zeigt die Anwendung dann die Daten des Bestands. War ein Objekt im neuen Depot angekommen, scannten die Mitarbeiter mit App und Aufsteck-Scanner den Barcode und führten damit die Standortänderung in Echtzeit durch. Zugleich konnte auch der Inhalt einer Transporteinheit vor Ort und nach Bedarf kontrolliert werden, weil alle Informationen zum Objekt per App verfügbar waren. So waren die Datenbankinformationen direkt nach dem Verlagern auf dem neuesten Stand.

Insgesamt plante das TMW den Umzug rund zwei Jahre lang. Der Umzug selber ging in wenigen Monaten vonstatten – die ersten Objekte wurden Mitte Dezember 2016 verlegt und Ostern 2017 war der Umzug abgeschlossen.

Info: www.adlibsoft.de , www.technischesmuseum.at

Technisches Museum Wien realisiert Depot-Übersiedlung mit Axiell Adlib (Foto: TMW/APA-Fotoservice/Hörmandinger)